Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Bằng Excel

     

Việc làm chủ công văn, hợp đồng, văn bản… trong số đơn vị hành chính, những công ty là vô cùng quan trọng. Thống trị tốt đã giúp bọn họ làm việc hiệu quả, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian, kiêng nhầm lẫn, không nên sót, bảo đảm an toàn được trình từ thực hiện quá trình cũng như xử lý các vấn đề phát sinh được xuất sắc hơn. Tuy vậy hầu hết bọn họ không tất cả sẵn ứng dụng quản lý quá trình này, mà nên tự làm chủ bằng Excel. Tiếp sau đây Học Excel Online đã hướng dẫn các bạn cách cai quản công văn, hợp đồng trên Excel. Họ cùng mày mò nhé:


Xem nhanh


2. Cách thực hiện trên Excel

1. Những quá trình cần làm để làm chủ công văn, hợp đồng

Văn bản, giấy tờ, hợp đồng… gọi tầm thường là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan rất có thể chia làm cho 3 một số loại chính:

Công văn đến: Đối tượng từ bên ngoài gửi văn phiên bản tới cho cái đó ta để làm cho việcCông văn đi: chúng ta gửi văn phiên bản cho đối tượng bên ngoàiVăn phiên bản nội bộ: áp dụng trong nội bộ, các đối tượng phía bên trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vào đặc trưng của những loại văn phiên bản này, buộc phải xác định được quy trình, trình tự cai quản lý, bao gồm các thủ tục:

Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký, đóng dấu, gởi thư, bàn giao…Lưu trữ, bảo quản, sao lưu

2. Cách tiến hành trên Excel

Bước 1: thi công quy trình, sơ đồ cai quản lý.

Bạn đang xem: Phần mềm quản lý văn bản bằng excel

Việc lập sơ đồ đang giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, sản phẩm tự tiến hành các quá trình và thời gian thực hiện. địa thế căn cứ vào sơ đồ họ sẽ biết được công việc đang xử lý tới đâu, lúc nào hoàn thành, lưu trữ văn bản ở đâu.

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng người tiêu dùng cần quản ngại lý

Trong công việc này chúng ta làm việc với khôn cùng nhiều đối tượng:

Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan: đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng người dùng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức là đối tác ký kết hợp đồng…Bên trong doanh nghiệp, cơ quan: những phòng ban, các nhân viên…

Để làm chủ tốt thì họ cần theo dõi các đối tượng này theo danh sách để đảm bảo:

Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quy trình nhập tài liệu trên Excel

Danh sách hoàn toàn có thể tổ chức bên trên 1 Sheet như sau:

*
*
*
*
Lập sổ quản lý công văn đến

Với mỗi trạng thái của Công văn đến, chúng ta sẽ bao gồm thể tùy chỉnh cấu hình trong chức năng Conditional formatting để tự động thông tin công văn nào đang xử lý, công văn nào chưa xử lý… để chúng ta cũng có thể có kế hoạch cho những bài toán này.

Xem thêm: Cách Chế Biến Lườn Cá Hồi Nấu Gì Ngon? Mách Bạn 3 Món Cực Bắt Cơm, Làm Siêu Dễ

Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

Mã văn thư xuất xắc số hợp đồng là do thành phần quản lý văn thư, hành bao gồm tự quy định. Mặc dù nhiên để thống nhất được ngôn từ này thì bọn họ cần xây dựng phương pháp tính tự động, thống độc nhất trong cục bộ Sổ thống trị công văn, hợp đồng.

Công thức thường áp dụng là:

Các hàm khác liên quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để có thể ra được mã theo ý muốn.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Mở Thẻ Visa/Mastercard Online Miễn Phí Trong Một Phút

Trên đây là hồ hết nội dung chính những quá trình cần thực hện khi họ muốn thống trị văn bản, hợp đồng, công văn sách vở trong Excel.

Để làm rõ cách làm cụ thể từng cách xây dựng chương trình làm chủ công văn, sách vở trên Excel như vậy nào, các bạn có thể tìm hiểu thêm tại khóa đào tạo Hành bao gồm nhân sự Online trường đoản cú A đến Z dưới đây. Dường như khóa học còn cung cấp cho mình rất nhiều kiến thức cần thiết khác trong quá trình Hành bao gồm nhân sự. Chi tiết xem tại: