Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt Trong Excel

     
Trải qua hơn 100 năm, trên sao cho đến giờ vẫn Gantt Chart vẫn là 1 trong những cách thức lập kế hoạch thông dụng và có lợi nhất trong việc quản lý dự án?

*

Sơ thiết bị Gantt (hay còn được gọi là sơ thiết bị ngang Gantt, biểu đồ gia dụng Gantt xuất xắc Gantt Chart) là nhiều loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự khiếu nại theo thời gian. Sơ đồ gia dụng sẽ tất cả 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những quá trình ấy. Nhìn vào một trong những sơ đồ vật Gantt, bạn thuận lợi nắm bắt được các thông tin của từng đầu quá trình và của tất cả dự án.

Bạn đang xem: Cách vẽ sơ đồ gantt trong excel

Chính bởi vì cách bố trí thông tin đơn giản và dễ dàng mà lại rõ ràng, trực quan đề xuất nó đã trở thành công cụ có ích để đồ mưu hoạch, lên timeline thực hiện hoặc làm chủ tiến độ dự án.

Khởi điểm của sơ đồ gia dụng Gantt

Cuối những năm 1800, kỹ sư người tía Lan Karol Adamiecki đã cải cách và phát triển sơ thứ luồng quá trình trực quan nhưng ông điện thoại tư vấn là “harmonogram“.

Vào khoảng tầm năm 1910, Henry Gantt, một nhà support và kỹ sư thống trị đã chuyển khái niệm của Adamiecki lên quy trình tiếp theo. Ông xây cất biểu đồ nhằm người tính toán sản xuất biết liệu quá trình của chúng ta được triển khai trước giỏi sau thời hạn cùng đó chính là nền tảng của hiện tượng mà bọn họ sử dụng ngày nay.

Doanh nghiệp bạncó cần tớimột sơ thiết bị Gantt không?

Sơ trang bị Gantt bao hàm thanh ngang được thực hiện để minh họa dòng thời hạn của dự án hoặc công việc. Từng thanh đại diện cho một bước trong quá trình với độ dài là thể hiện lượng thời hạn mà cách đó nên để hoàn thành.

Sơ thiết bị Gantt là 1 trong những lựa chọn tốt nếu như chúng ta cần:

Trực quan vun ra một kế hoạch dự án và mẫu thời gian: Sơ vật Gantt tốt nhất có thể trong câu hỏi hiển thị những các bước sẽ được thực hiện, thời hạn thực hiện và theo thiết bị tự nào, tạo nên sự ví dụ trong kế hoạch và thời hạn của dự án.

Phối vừa lòng nhiều bên liên quan: Thông thường, nhiều bè lũ sẽ làm việc trên các phần không giống nhau của một dự án công trình cùng một lúc. Biểu vật dụng Gantt hỗ trợ cho bạn ánh mắt về toàn bộ các bộ phận chuyển cồn tại ngẫu nhiên thời điểm rõ ràng nào và khi nào nên đưa tiếp quá trình cho tín đồ tiếp theo.

Ước tính thời hạn và trọng lượng công việc: mang đến dù thao tác làm việc một mình hay thuộc tập thể, biểu đồ vật Gantt cho thấy thêm bạn bắt buộc bao nhiêu thời hạn và nguồn lực có sẵn nhân sự để có thể phân té tài nguyên và sắp xếp thời hạn phù hợp.

Gantt chart là hình thức đơn giản duy nhất của một định kỳ trình dự án, là công cụ tương xứng nếu bạn có nhu cầu cung cung cấp cho nhân viên và đối tác doanh nghiệp một bạn dạng tóm tắt tổng thể và toàn diện về lịch trình dự án.

*

Tại sao sơ thiết bị Gantt lại trở nên thông dụng đến thế?

Vì những ưu điểm của nó

Sơ đồ Gantt là phương thức tuyệt vời nhất để lập chiến lược cho đông đảo dự án: phù hợp với những quá trình đơn giản, ít chồng chéo cánh nhau, dễ ợt xây dựng và làm cho người đọc dễ thừa nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời hạn thực hiện các công việc.

Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Chỉ với phương pháp trình bày đơn giản dễ dàng gồm 2 trục thao tác làm việc chính, Gantt chart giúp đỡ bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án: ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm ban đầu và thời hạn ngừng của công việc, quan hệ giữa một quá trình với cục bộ tiến độ dự án.

⇒ biện pháp thể hiện tại trực quan, đơn giản dễ dàng nhưng rất dễ nắm bắt và mau lẹ nắm được những thông tin chính.

Nâng cao năng suất

Các tin tức về người tiến hành công việc, quy trình thực hiện công việc được chào làng công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự đặc biệt quan trọng của từng đôi mắt xích vào dự án. Bài toán này giúp các thành viên chủ động hoàn thành các bước bởi họ hiểu rằng: sự chậm chạp của mình chắc hẳn rằng sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của tất cả dự án.

⇒ Sự chủ động trong công việc và trả thành quá trình với lòng tin trách nhiệm là 1 trong yếu tố thúc đẩy tăng thêm năng suất.

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Giản vật dụng Gantt cung cấp cho tất cả những người quản lý, đồ mưu hoạch dự án công trình có một cái nhìn tổng quan liêu về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao mang đến hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lí và về tối ưu.

⇒ giảm bớt tình trạng quá cài công việc, bảo đảm an toàn chất lượng dự án

*

Tuy nhiên, Gantt chart lại sở hữu một vài nhược điểm

Phụ nằm trong vào kết cấu phân phân chia đã được xây dựng

Trong thực tế, nếu như nhà cai quản cố cố tạo kết cấu phân chia các bước cùng thời gian với việc xây dựng Gantt chart, họ có nguy cơ phải làm cho lại toàn bộ lịch biểu dự án công trình - nếu có nào đó bị quăng quật sót, thời lượng bị mong tính sai, hoặc một sai lạc nào kia khó tính toán được đến.

Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ

Khi thời lượng với tác vụ kéo dãn dài qua một trang, Gantt chart bước đầu mất dần chức năng của nó, vì sẽ khá khó để thấy một dự án công trình tổng quan trên màn hình máy tính. Đồng thời việc phải update thường xuyên cũng khiến nhà thống trị mất những thời gian, quan trọng với các dự án lên tới hàng trăm đầu việc.

Hơn nữa, biểu đồ Gantt không làm tốt trong vấn đề mô tả sự phức tạp. Ví dụ: nếu một cột mốc có khá nhiều nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành và mỗi trách nhiệm đó có các nhiệm vụ phụ, biểu trang bị Gantt ko thể trình bày được điều này. Vì lý do này, những nhà làm chủ dự án tránh việc chỉ phụ thuộc biểu vật Gantt mang đến nhu cầu cai quản dự án.

Sơ thứ Gantt không làm tốt với việc xử lý những ràng buộc của dự án .

Điều này là do trung tâm chính của sơ đồ Gantt là thời gian.

Có 3 buộc ràng cơ bạn dạng trong một dự án: Thời gian, ngân sách chi tiêu và phạm vi. Túi tiền và phạm vi tương đối đầy đủ sẽ không thể thể hiện được bên trên một sơ đồ Gantt. Đồng thời cũng khó phân biệt được cần được ưu tiên thực hiện công việc nào giả dụ như sơ trang bị có quá nhiều các các bước đan xen, tiếp tục nhau.

*

*

Cách vẽmột sơ trang bị Gantt trong làm chủ dự án

Sơ đồ gia dụng Gantt truyền thống lịch sử được tạo bằng phương pháp vẽ tay cực kỳ công phu, mọi khi dự án có biến đổi thì cũng cần phải sửa đổi hoặc vẽ lại. Điều này đã tạo nên một hạn chế lớn so với việc vận dụng Gantt chart. Tuy nhiên với sự ra đời của dòng sản phẩm tính và các phần mềm, biểu vật Gantt ngày nay có thể được khởi tạo, cập nhật và in ra một biện pháp dễ dàng.

Bước 1: xác định các đầu mục quá trình cần thiết

Việc đầu tiên mà bạn cần làm đó là liệt kê toàn bộ các đầu mục quá trình cần thiết để tiến hành dự án. Để khẳng định được những đầu mục công việc, hãy cân nhắc về kim chỉ nam mà dự án công trình bạn bắt buộc đạt, nhờ vào vậy kế hoạch new thực sự mang đến sự hiệu quả. Sau khoản thời gian có các danh sách công việc, các bạn hãy xác định thời gian mau chóng nhất bước đầu dự án và thời hạn ước tính để thực hiện.

*

Bước 2: xác minh mối quan hệ nam nữ giữa các công việc

Một vào những tác dụng của sơ vật dụng Gantt là nó biểu diễn được quan hệ giữa các công việc. Sau thời điểm có đầu mục công việc, khoảng thời hạn thực hiện, hãy xác minh xem quá trình nào nên phải dứt mới rất có thể thực hiện tại được các bước kia. Những hoạt động phụ thuộc này được hotline là những quá trình “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.

Những quá trình khác đã “song song” – tức thị chúng có thể được thực hiện cùng thời điểm với những công việc khác. Càng những các các bước song song thì tiến trình dự án của người tiêu dùng càng được rút ngắn.

Xem thêm: Mẫu Nội Quy Lao Động Mới Nhất, Mẫu Nội Quy Công Ty Ngắn Gọn 2022 Mới Nhất

Xác định đầy đủ nhiệm vụ tuy vậy song và tuần tự trong dự án. Ngôi trường hợp trách nhiệm này nhờ vào nhiệm vụ khác, hãy chú ý mối quan hệ tình dục giữa chúng. Nó giúp chúng ta có thâu tóm sâu sắc hơn về phong thái tổ chức dự án và giúp ích khi ban đầu mô tả lịch trình chuyển động trên biểu đồ.

Trong biểu vật Gantt, có cha mối quan lại hệ ở trung tâm các nhiệm vụ tuần tự:

Finish to lớn Start (FS) – Nhiệm vụ FS ko thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước kia (và liên quan) kết thúc. Chúng ban đầu sau.

Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS ko thể ban đầu cho cho đến lúc nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.

Finish lớn Finish (FF) – Nhiệm vụ FF ko thể xong trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.

Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to lớn Finish (SF), khôn cùng hiếm.

Bước 3: biểu diễn sơ đồ gia dụng Gantt

Vậy là bạn đã sở hữu các dữ liệu cần thiết, giờ đồng hồ là lúc biểu diễn sơ đồ. Chúng ta cũng có thể vẽbằng tay, Excel hoặc thực hiện các ứng dụng vẽ sơ đồ gia dụng Gantt chuyên nghiệp hóa như: Gantto, Microsoft Project, astore.vn Wework...

Ngoài ra có một số công cụ có thiết kế dựa trên đám mây, tức là bạn cùng nhóm rất có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ vị trí nào. (Nó giúp ích rất đôi lúc thảo luận, tối ưu hoá và báo cáo dự án.)

*

Một dự án khá phức tạp được trình diễn trên Excel

Bước 4: cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án của người tiêu dùng di đưa dọc theo biểu thứ nghĩa là nó đã tiến triển. Mặc dù trong thời gian triển khai dự án, đang xảy ra tương đối nhiều sự vắt đổi. Lấy một ví dụ như các bước A cần kết thúc để công việc B triển khai thế nhưng công việc A lại không xong, vậy phải kiểm soát và điều chỉnh tiến độ thế nào để đảm bảo an toàn chúng không tác động đến cục bộ dự án. Tiếp tục theo dõi và cập nhật các thay đổi để bạn có những kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. Điều này còn hỗ trợ bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của chính mình và đơn vị tài trợ.

Hướng dẫn giải pháp vẽ sơ đồ Gantt trong Excel

1. Chuẩn bị dữ liệu

Để bổ sung cập nhật thêm cho phần Thực hiện dự án, bọn họ sẽ thêm cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) vào bảng Thực hiện (actual), đồng thời thêm mục Days completed (số ngày đang thực hiện) trong Data Preparation vào đó:

Nếu Project timeline (thời gian dự án) cho mục Plan thì sẽ không tính Days completedNếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days

Mục đích là để hiểu được thực tế đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng tài liệu sau khi kết thúc sẽ như sau:

*

2. Các bước vẽ biểu trang bị Gantt Chart

#1 Tạo bắt đầu 1 biểu đồ

Trong thẻ Insert bên trên thanh công cụ, chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar

*

#2 Nạp dữ liệu vào biểu đồ

Trong thẻ Chart Tools (bấm vào biểu đồ gia dụng vừa chế tạo ra sẽ xuất hiện thẻ Chart tools trên thanh công cụ) chọn mục Design, chọn tiếp Select Data

*

Trong Chart data range: lựa chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart:

*

Thêm 1 vùng tài liệu nữa là Start date: trong phần Legend Entries (series) bấm Add

*

Tiếp theo họ sẽ thay đổi thứ tự mang lại Start date đưa lên trước mục Days vào Legend Entries với Edit lại cho mục Horizontal (category) Axis Labels. Hoàn tất bước này chúng ta sẽ chiếm được biểu đồ vật như mặt dưới:

*

#3 sắp xếp thứ từ bỏ của task

Trong biểu vật trên bọn họ thấy những Task đang sắp xếp thứ từ ngược so với hy vọng muốn. Vị đó bọn họ sẽ thu xếp lại vật dụng tự này bởi cách:

Bấm vào tên những Task vào biểu đồ

Trong cửa sổ Axis Options bấm chọn mang đến mục Categories in reverse order

*

#4 Chỉ gìn giữ phần biểu đồ dùng số ngày triển khai cho các task

Trong biểu đồ dùng trên, phần tô greed color chính là phần số ngày tiến hành cho các Task, còn phần đánh màu quà là tính tự mốc bắt đầu. Mốc này được Excel tự động gợi ý. Vì thế mục đích của bọn họ khi vẽ biểu đồ gia dụng Gantt chart để cai quản tiến độ dự án chính là chỉ hiển thị trường Số ngày tiến hành các Task.

Để ẩn phần tô màu vàng, bọn chúng ta nhấp chuột phải vào thanh biểu đồ, lựa chọn Format Data Series, trong mục Fill lựa chọn No fill, mục Border chọn No Line

*

#5 chuyển đổi khoảng thời gian của biểu đồ

Khi vẽ biểu đồ dùng dạng này, Excel sẽ tự động gợi ý cho bọn họ về khoảng thời gian. Mặc dù nhiên nhắc nhở này chưa hẳn lúc nào thì cũng chính xác. Do đó bọn họ sẽ cần điều chỉnh lại khoảng thời hạn này cho gần cạnh với dự án công trình mà bọn họ theo dõi.

Tuy nhiên khi bọn chúng ta click chuột vào mục Ngày vào biểu đồ gia dụng thì thấy:

Mục đích của bọn họ là biến hóa sang:

Nhập 2 ngày này vào vị trí bất kỳ trong Sheet, sau đó format cells mang đến 2 vị trí đó dưới dạng General chúng ta sẽ thấy giá bán trị thời buổi này được hiển thị dưới dạng con số. Nhập 2 số này vào phần bên trên ta được:

*

#6 theo dõi tỉ lệ hoàn thành công việc

Để rất có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành quá trình thì chúng ta phải màn biểu diễn phần Days completed vào trong biểu đồ với lồng vào vào phần Days. Để làm được điều này chúng ta sẽ thêm 1 đối tượng người dùng vào biểu đồ gia dụng đó chính là Error Bar

Bấm chuột vào biểu đồ dùng và lựa chọn trong thẻ Chart Tools/ kiến thiết / địa chỉ Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options

*

Khi lựa chọn More Error Bar Options sẽ xuất hiện thêm mục Add Error Bars astore.vnd on Series: tức là Excel muốn hỏi bọn họ sẽ thêm dữ liệu Error Bar tính cho vùng tài liệu nào. Ở đây chúng ta sẽ chọn cho Start date.

Trong mục Format Error Bars thiết lập như sau:

Direction lựa chọn Plus

End syle lựa chọn No cap

Error Amount lựa chọn Custom/ Specify Value và lựa chọn tới vùng Days Completed (vùng O4:O9)

Sau đó chúng ta sẽ format hiển thị đến vùng này như sau:

Chọn màu (color): yêu cầu chọn màu gồm độ tương phản cao đối với màu vẫn hiển thị bên trên biểu đồ

Chọn phạm vi (width): phụ thuộc vào độ rộng của vùng biểu thiết bị để chọn tương ứng làm sao cho Error Bar đã chèn lên cục bộ vùng biểu đồ gốc

Kết quả sau khoản thời gian sử dụng Error Bar như sau (trong biểu đồ tiếp sau đây đã đổi màu Working days là màu vàng, Error bar (day completed) color xanh)

*

Như vậy là họ đã gồm thể dứt được biểu đồ quản lý dự án (hay nói một cách khác là Gantt chart – biểu đồ quản lý tiến độ dự án).

Excel liệu có phải là lựa chọn tốt nhất có thể cho Gantt chart? Có phần mềm vẽ sơ đồ Gantt nào tiện lợi và đúng đắn hơn không?

Khi lựa chọn 1 công nỗ lực để tạo thành sơ đồ dùng Gantt, thông thường sẽ sở hữu được 3 lựa chọn: Excel, phần mềm vẽ Gantt chart siêng dụng, phần mềm quản lý dự án với module Gantt chart.

Excel là công cụ phổ biến nhất vì tính linh hoạt và gần gũi với bạn dùng. Ưu điểm thiết yếu của nó là khả năng tùy chỉnh cấu hình dễ dàng. Tuy vậy mặc dù là công cụ thân thuộc nhưng Excel lại sở hữu những nhược điểm rất lớn:

Giao diện tương đối cồng kềnh. Mất thời gian để tạo bằng tay ra một dự án kể cả đơn giản và dễ dàng hay phức tạp. Gần như hướng dẫn bên trên chỉ là công việc cơ bản, nhằm biến dữ liệu bảng tính thành một hình thức theo dõi dự án trực quan tiền thì fan dùng cần những kỹ năng đặc trưng và trình độ hơn.

Một yếu điểm khác là chúng yêu cầu được update tiến độ bằng tay mỗi khi đông đảo thứ biến đổi trong quá trình thực hiện dự án. Điều này khiến cho nhà quản lý và nhân viên mất đi tính linh động vì không có công dụng truy cập Excel rất nhiều lúc hồ hết nơi.

Mỗi lần update phải báo mang đến mọi tín đồ biết vì không tồn tại tính năng thông báo.

Phần mềm vẽ sơđồ Gantt chuyên được dùng cũng là một tùy chọn hợp lý, có phong cách thiết kế có công suất riêng giành riêng cho việc này phải nó chất nhận được bạn tạo ra sơ thứ cho toàn bộ các loại dự án. Tuy nhiên mọi chuyện sẽ chỉ xuất sắc đẹp khi tạm dừng ở quy trình lập chiến lược của dự án. Khi làm chủ các vận động và nhiệm vụ, nhà làm chủ sẽ buộc phải chuyển sang một nền tảng gốc rễ hoặc công cụ khác ví như giao tiếp, bàn bạc về chất lượng kết quả của từng nhiệm vụ,.. Rất khó để cầm cố được nguồn thao tác làm việc thực sự của nhóm là sống đâu.

Một phần mềm thống trị dự án tích hợp bối cảnh Gantt chart là 1 trong những lựa chọn thu hút và thích phù hợp với nhà quản lý chính vì nó cung ứng tất cả các công cụ bạn cần để làm chủ dự án từ đầu đến cuối.

Ngoài tự động hóa hiển thị quá trình dưới sơ đồ vật Gantt, nhà cai quản có thể theo dõi dự án dưới nhiều góc nhìn khác như Kanban, Checklist,... Mỗi ánh mắt lại gồm có ưu nhược điểm, thể hiện được không ít insight không giống nhau.

*

Một sơ đồ Gantt được vẽ tự độngtrên phần mềmquản lý dự án công trình astore.vn Wework

Các ứng dụng này cho phép người dùng tạo một dự án phức tạp với hầu như công việc nhỏ tuổi bên trong mỗi nhiệm vụ. Việc update dự án cũng dễ ợt và cấp tốc chóng.Một tính năng cực kỳ bổ ích là phần mềm sẽ gửi thông tin ngay lập tức đến những người liên quan đến dự án mỗi lúc có cầm cố đổi.Một số phần mềm còn tích hợp điều khoản chat nội bộ.

*

Người dùng hoàn toàn có thể trao thay đổi trực tiếp bên dưới mỗiđầu vấn đề trên sơ đồ Gantt

Các phần mềm này đềukhông tốn kém và hỗ trợ giao diện đám mây thân thiết với tín đồ dùng, rất có thể sử dụng trên cả máy vi tính và thứ di động.

Xem Review cụ thể Top 15 ứng dụng quản lý công việc và dự án rất tốt hiện nay.

Trong số các ứng dụng quản lý các bước và dự án tốt nhất có thể hiện nay,astore.vn Wework là công cụtích hợp khá đầy đủ các anh tài Lập planer - Giao việc - theo dõi tiến độ quá trình - review - report tự động.

Với astore.vn Wework, công việc luôn được theo dõi cạnh bên sao trong ngẫu nhiên thời gian nào, cho dù bạn vẫn ở đâu, có đang sử dụng laptop hay điện thoại. Đó đó là công nghệmà chúng ta cần đầu tư chi tiêu nếu mong mỏi thức thời với công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Bí Quyết Chọn Toner Cho Da Thường Thiên Khô Giúp Dưỡng Ẩm Tốt

Để được TƯ VẤN và demo TRẢI NGHIỆM TÍNH NĂNGxem ứng dụng astore.vn Wework có phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng bạn giỏi không, hãy đăng ký miễn chi phí ngayTẠI ĐÂY.